Oleh: Muhammad Fairuzabadi
email: fairuz@upy.ac.id

Materi ini memberikan penjelasan tentang konsep Sistem File (Tradisional) dan Basis Data. Diharapkan dapat memberikan pencerahan mengenai perbedaanya dari sisi pengertian, karakteristik, struktur, model, kelebihan dan kekurangannya.

Data dan informasi

Data

Data adalah catatan atas kumpulan fakta.Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti “sesuatu yang diberikan”. Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra

Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.

Manajemen Data

Pengertian

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai.

Kegiatan-kegiatan

• Pengumpulan data
• Integritas dan pengujian
• Penyimpanan
• Pemeliharaan
• Keamanan
• Organisasi
• Pengambilan.

Basis Data

Pengertian Basis Data

Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

Kriteria Basis Data

• Berorientasi data dan bukan berorientasi program.
• Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
• Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
• Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
• Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Meta Data

Metadata adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan, atau setidaknya menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali, digunakan, atau dikelola. Metadata sering disebut sebagai data tentang data atau informasi tentang informasi. Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file/data itu nantinya dalam suatu basis data.Jika data tersebut dalam bentuk teks, metadatanya biasanya berupa keterangan mengenai nama field, panjang field, dan tipe fieldnya: integer, character, date, dll. Untuk jenis data gambar (image), metadata mengandung informasi mengenai siapa pemotretnya, kapan pemotretannya, dan setting kamera pada saat dilakukan pemotretan. Satu lagi untuk jenis data berupa kumpulan file, metadatanya adalah nama-nama file, tipe file, dan nama pengelola (administrator) dari file-file tersebut.

Sistem Manajemen Basis Data

Pengertian Sistem Manajemen Basis Data

Sistem manajemen basis data (SMBD), adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. .

Manfaat Sistem Manajemen Basis Data

• Performa yang dapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data yang disimpan dalam bentuk flat file.
• Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS.
• Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah dengan penggunaan DBMS.
• Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan database.
• Keamanan. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel daripada pengamanan pada file sistem operasi.

Sistem File

Pengertian Sistem File dan akses

• Sistem file atau Pengarsipan yaitu suatu sistem untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan
• Sistem akses adalah cara untuk mengambil informasi dari suatu file

Mengapa Mempelajari Sistem File

• Dapat memberikan perspektif sejarah.
• Mengajarkan kita bagaimana cara menghindari jebakan pada manajemen data.
• Karakteristiknya yang sederhana memudahkan kita untuk memahami tentang kerumitan rancangan sebuah basis data.
• Memberikan pengetahuan yang amat bermanfaat bagaimana cara mengkonversi sebuah sistem file kedalam sebuah sistem basis data.

Tipe File

• File Master, File induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya. Misalnya file daftar gaji, file mata pelajaran.
• File Transaksi, File ini bisa disebut file input; digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi. Misalnya file penjualan yang berisi data hasil transaksi penjualan
• File Laporan, File ini bisa disebut output file, yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan.
• File Sejarah, File ini bisa disebut file arsip (archival file), merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip.
• File Cadangan, File ini merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di dalam database pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai pelindung atau cadangan bila file database yang aktif mengalami kerusakan atau hilang

Ketergantungan Struktural dan Data

Ketergantungan struktural 

Perubahan pada setiap struktur file memerlukan modifikasi pada seluruh program yang menggunakan file tersebut

Ketergantungan Data

Perubahan pada setiap karakteristik data file memerlukan perubahan pada seluruh program yang mengakses data.Arti ketergantungan data berbeda antara format data secara logika dan fisikKetergantungan data membuat sistem file sangat tidak praktis bila dipandang dari segi pemrograman dan manajemen data

Definisi Field dan Konvensi Penamaan

Pendefinisian record yang baik (fleksibel), dapat mengantisipasi kebutuhan pembuatan laporan dengan cara memecah field-field berdasarkan komponennya.

Contoh :

• Asal Sekolah   à Nama, Alamat, Jurusan
• Alamat Siswa  à Jalan, Kota, Kode Pos

Sebaiknya memilih nama field yang disukai. Sedapat mungkin nama field harus deskriptif dengan keterbatasannya. Nama field harus merefleksikan kebutuhan dokumentasi perancangnya dan kebutuhan pemrosesan dan pembuatan laporan pemakai (user)

Redudansi Data

Pengertian Redundansi Data

Redundansi data adalah duplikasi data dalam beberapa file data sehingga data yang sama di simpan di dalam lebih dari 1 lokasi. Redundansi data terjadi ketika kelompok yang berbeda dalam organisasi mendapatkan data yang sama secara independen dan menyimpannya secara independen juga.

Masalah Redundansi Data

Redundansi data menghabiskan tempat penyimpanan data dan juga menimbulkan inkonsisten data, dalam arti atribut yang sama mungkin mempunyai nilai berbeda. Redundansi mengakibatkan data tidak konsisten. Penyimpanan dibeberapa tempat untuk data yang sama ini disebut sebagai redundansi dan mengakibatkan pemborosan ruang penyimpanan dan juga biaya untuk akses lebih tinggi.

Hirarki Organisasi Data

1. Bit adalah suatu sistem angka biner yang terdiri atas dua macam nilai saja, yaitu 0 dan 1. Sistem angka biner merupakan dasar dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin (komputer) yang merupakan sekumpulan komponen elektronik dan hanya dapat membedakan dua keadaan saja (on dan off). Jadi bit adalah unit terkecil dari pembentuk data.
2. Byte adalah bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit. Satu byte digunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori. Contoh: Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit, dapat diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8).
3. Field atau kolom adalah unit terkecil yang disebut data. Field merupakan sekumpulan byte yang mempunyai makna. Contoh: Joni yang merupakan field nama.  Jadi field ibarat kumpulan karakter yang membentuk suatu kata.
4. Record atau baris adalah kumpulan item yang secara logic saling berhubungan. Setiap record dapat dikenali oleh sesuatu yang mengenalinya, yaitu field kunci. Gambar 1 merupakan contoh dari record. Jadi record ibarat kumpulan kata yang membentuk satu kalimat yang berarti, misal gambar 1 mewakili kalimat: Joni memenmpuh mata kuliah MIS (kode IS101) dengan nilai A.
5. File atau tabel adalah kumpulan record yang sejenis dan secara logic berhubungan. Pembuatan dan pemeliharaan file adalah faktor yang sangat penting dalam sistem informasi manajemen yang memakai komputer. Jadi tabel ibarat kumpulan baris/record yang membentuk satu tabel yang berarti.
6. Database merupakan kumpulan file-file yang berhubungan secara logis dan digunakan secara rutin pada operasi-operasi sistem informasi manajemen. Semua database umumnya berisi elemen-elemen data yang disusun ke dalam file-file yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi data untuk kegunaan tertentu. Jadi, suatu database adalah menunjukkan suatu kumpulan tabel yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi untuk tujuan tertentu. Contoh suatu database adalah database akademik yang berisi file-file: mahasiswa, dosen, kurikulum, dan jadwal yang diperlukan untuk mendukung operasi sistim informasi akademik.

Lingkungan Sistem Basis Data

Lingkungan basis data merupakan sebuah habitat di mana terdapat basis data untuk bisnis. Dalam lingkungan basis data, pengguna memiliki alat untuk mengakses data. Pengguna melakukan semua tipe pekerjaan dan keperluan mereka bervariasi seperti menggali data (data mining), memodifikasi data, atau berusaha membuat data baru. Pengguna tertentu tidak diperbolehkan mengakses data, baik secara fisik maupun logis.

Unduh

• Presentasi SBD 02 – Sistem File