Selama proses pengembangan sistem dilakukan, sering kali rapat-rapat diadakan baik oleh team pengembangan sistem sendiri atau rapat antara team pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer. Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat.
Tujuan
Tujuan-tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk:
Mendefinisikan permasalahan
Mengumpulkan ide-ide
Memecahkan permasalahan-permasalahan
Menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
Menganalisis kemajuan proyek
Mengumpulkan data atau fakta
Perundingan-perundingaan
Kemampuan analisis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan orang yang banyak terlibat langsung dalam rapat-rapat ini, baik sebagai anggota rapat maupun sebagai pimpinan rapat, sehingga harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang teknik-teknik rapat.
Kemampuan komunikasi merupkan salah satu kompetensi yang harus dimiliki seorang Analis Sistem Informasi, selain pengetahuan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang up to date. Presentasi merupakan metode komunikasi efektif yang sering digunkan dalam menyampaikan informasi. Melaui presentasi, Analis dapat menyampakaian analisis, desain dan implementasi pengembangan sistem kepada stakeholder secara langsung dan interktif. Teknik dan desain presentasi perlu dipahami oleh analis sistem agar dapat menyampaikan informasi pengembangan sistem informasi secara jelas dan efektif.
Dunia Komunikasi
Jika dua individu dengan kemampuan yang sederajat bersaing untuk suatu posisi senior tertentu dalam sebuah perusahaan, biasanya individu yang memiliki ketermpilan berkomunikasi yang lebih baik lah yang akan meraih posisi tersebut. Informasi serta kemampuan untuk menyampaikanya merupakan kekuatan.
Tetapi komunikasi tidak hanya berbentuk pidato saja. Komunikasi dapat berlangsung dalam banyak bentuk-dengar, pandang, raba-melalui suara , kesan, dan impuls fisik. Ini meliputi berbicara , mendegar, melihat, menyentuh, merasakan, mencium, bertindak, dan masih banyak lagi.
Komunikasi juga dapat mencakup penyampaian pesan melalui foto, poster, buku, surat kabar, majalah, televisi, radio, kaset rekaman, kaset video, komputer, mesin faksimili, dan bentuk telekomunikasi elektronik lainya. Apapun yang Anda lakukan dan semua yang ada di sekitar Anda mengkomunikasikan pesan-pesan. Ada banyak sekali cara untuk mengatur gagasan-gagasan Anda dan mengkomunikasikanya dengan orang lain.
Saat ini, kita mengalami suatu ledakan informasi dan komunikasi. Beberapa tahun yang lalu kita masih dapat memberi perhatian penuh pada semua berita atau gagasan penting apa pun yang kita dengar atau lihat setiap hari. Dulu hanya ada beberapa stasiun televisi saja yang dapat dipilih , demikian pula halnya dengan media cetak bulanan, majalah populer serta buku-buku terbitan baru dalam setiap minggunya. Sekarang, pilihan kita terbatas.
Semakin banyak buku dan majalah yang dapat di baca, film dan program televisi yang dapat di tonton serta seminar-seminar dan perkuliahan yang dapat diikuti dibandingkan denagan yang dapat kita nikmati beberapa waktu yang lalu.
Lihat saja di toko-toko buku , perpustakaan , tempat penjualan kaset video, atau sejumlah mata kuliah yang di tawarkan di perguruan tinggi. Kita betul-betul kebanjiran “kesempatan berkomunikasi “, sehingga kita tidak sanggup lagi untuk menyerap seluruh pesan yang disampaikan.
Terdapat begitu banyak komunikasi yang berlangsung di dunia kita, sehingga sangat sulit bagi kita untuk memutuskan apa yang sebaiknya kita perhatikan. Kita harus menentukan pilihan-pilihan tersebut dengan cepat untuk tetap dapat mengimbangi arus data yang di beberkan kepada kita. Untuk mengatasinya, kita cenderung memberikan perhatian terutama pada gagasan-gagasan yang “menarik” karena gagasan-gagasan tersebut memang di sampaikan secara kreatif untuk menarik minat kita.
Karena terjadinya ledakan informasi ini, kita harus belajar bersaing denagan semua pesan-pesan yang ada. Dan kita harus dapat berkomunikasi secepat dan seefektif mungkin.
Tantangan jaman sekarang ini adalah bagaimana merebut perhatian orang lain, mengalihkan konsentrasi mereka dari orang lain dan memfokuskannya pada kita serta pada gagasan-gagasan kita.
Metode pengumpulan data adalah cara-cara yang dapat digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data. Cara merujuk pada sesuatu yang abstrak, tetapi dapat diwujudkan dalam benda yang kasat mata, tetapi hanya dapat dipertontonkan penggunaannya.
Pengertian Kuisioner
Ada beberapa pengertian kuesioner yang diungkapkan oleh para ahli Menurut Nazir, kuesioner atau daftar pertanyaan adalah sebuat set pertanyaan yang secara logis berhubungan dengan masalah penelitian, dan tiap pertanyaan merupakan jawaban-jawaban yang mempunyai makna dalam menguji hipotesis. Daftar pertanyaan tersebut dibuat cukup terperinci dan lengkap.
Menurut Suharsimi Arikunto, Kuesioner/angket adalah daftar pertanyaan yang diberikan kepada orang lain yang bersedia memberikan respon sesuai dengan permintaan pengguna.
Dengan demikian kuisioner adalah daftar pertanyaan yang disiapkan oleh peneliti dimana tiap pertanyaannya berkaitan dengan masalah penelitian. Angket tersebut pada akhirnya diberikan kepada responden untuk dimintakan jawaban.
Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.
Unsur-unsur Teknik Observasi
Untuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis sistem juga harus mengamati lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsur konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa diamati dan diterjemahkan. Unsur-unsur ini meliputi :
Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta (fact finding) dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara adalah salah satu teknik pengumpulan data secara tatap muka langsung dimana pewawancara (interviewer) secara interaktif melakukan tanya jawab dengan orang yang diwawancarai (interviewee)
Kebaikan Wawancara
Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang yang diajukan.
Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi yang berkembang.
Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
Pewawancara dapat menanyakan kegiatan –kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.
Perencanaan Proyek merupakan disiplin untuk menyatakan bagaimana menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pandangan dari perencanaan proyek bagi beberapa aktivitas, yaitu menetpakan tujuan, mengidentifikasi,perencannan jadwal, dan membuat rencana mendukung, termasuk yang berkaitan dengan sumber daya manusia, metode komunikasi, dan manajemen resiko. Sebagai elemen penting dalam manajemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara konsisten bila dilaksanakan dengan baik, perencanan proyek juga akan mencakup tanggal target untk penyelesaian setiap tindakan.
Proses perencanaan lebih fokus pada pemilihan sumber daya yang di butuhkan untuk proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuan yang diinginkan . sebaliknya, perencanaan proyek lebih berfokus pada mengidentfikasi dan mengatur tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek menggunakan sumber daya yang mengidentifikasi dalam proses perencanaan.
Pengelolaan proyek-proyek berskala besar yang berhasil memerlukan perencanaan, penjadwalan, dan pengkoordinasiaan yang hati-hati dari berbagai aktivitas yang berkaitan. Untuk itu telah dikembangkan prosedur-prosedur formal yang didasarkan atas pengguna network (jaringan) dan teknik-teknik network.
Prosedur yang paling utama dari teknik penjadwalan proyek ini dikenal sebagai PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method), yang diantara keduanya terdapat perbedaan penting. Namun kecenderungan pada dewasa ini adalah menggabungkan kedua pendekatan tersebut menjadi apa yang biasa dikenal dengan PERT-type system.
Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek.
Suatu studi kelayakan (feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistemlayak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan disebut juga dengan istilah high point review (Jogiyanto,2008).
Berapa lama waktu untuk melakukan studi kelayakan yaitu tergantung dari ruang lingkup proyek yang dikembangkan. Untuk proyek Sistem yang kecil dengan sedikit perubahan-perubahan, studi kelayakan mungkin hanya membutuhkan waktu satu atau dua hari saja. Untuk proyek sistem informasi yang menelan biaya puluhan juta studi kelayakan mungkin akan memakan waktu dua atau tiga minggu. Untuk proyek sistem informasi manajamen yang baru akan diterapkan diperusahaan besar dengan biaya pengembangannya mencapai ratusan juta, studi kelayakan mungkin hanya membutuhkan waktu satu atau dua bulan. Untuk proyek sistem informasi yang menelan biaya milyaran rupiah, studi kelayakan dapat dilakukan dengan waktu enam bulan sampai satu tahun. Berapa biaya yang akan dikeluarkan untuk melakukan studi kelayakan tergantung dari ruang lingkup proyek serta tidak dapat ditentukan dengan pasti, hanya kira-kira lima smpai sepuluh persen dari seluruh nilai proyek yang diperkirakan.
