Apa itu Perencananaan Proyek

Perencanaan Proyek merupakan disiplin untuk menyatakan bagaimana menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pandangan dari perencanaan proyek bagi beberapa aktivitas, yaitu menetpakan tujuan, mengidentifikasi,perencannan jadwal, dan membuat rencana mendukung, termasuk yang berkaitan dengan sumber daya manusia, metode komunikasi, dan manajemen resiko. Sebagai elemen penting dalam manajemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara konsisten bila dilaksanakan dengan baik, perencanan proyek juga akan mencakup tanggal target untk penyelesaian setiap tindakan.

Proses perencanaan lebih fokus pada pemilihan sumber daya yang di butuhkan untuk proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuan yang diinginkan . sebaliknya, perencanaan proyek lebih berfokus pada mengidentfikasi dan mengatur tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek menggunakan sumber daya yang mengidentifikasi dalam proses perencanaan.

Tujuan Perencanan Proyek

Adapun tujuan perencanaan proyek sebagai berikut :

• Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya.
• Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
• Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.
• Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
• Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.
• Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.
• Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan.
• Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.
• Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

Proses Manajemen Proyek

Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak- pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tangung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping).

Proses manajemen proyek dapat diatur menjadi lima kelompok dari satu atau lebih proses masing[1]masing: Memulai proses-otorisasi proyek atau fase. Perencanaan proses-mendefinisikan dan menyempurnakan tujuan dan memilih yang terbaik dari program alternatif tindakan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mengatasi. Pelaksana proses-koordinasi orang dan sumber daya lain untuk melaksanakan rencana tersebut. Pada tiap fase dari siklus hidup proyek “lifecycle ” terdiri atas sejumlah aktivitas. Yang terdiri atas 5 proses yang saling berhubungan, diantaranya :

Proses inisiasi proyek (Initiation)

Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek, dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan memulai proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu : Penugasan manajer proyek, identifikasi stakeholder, business case , dokumen berisikan alasan inisiasi Proyek investasi beserta cost benefit analysis, dan project charter serta penandatangan.

Proses Perencanaan (Planning)

Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak tim, pernyataan tentang ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure (WBS), jadwal proyek dalam bentuk Gantt Chart, berikut semua dependencies & resources yang dibutuhkan, daftar resiko.

Proses Eksekusi (Execute)

Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumder daya sehingga manajer proyek membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat eksekusi proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan milestone dapat membantu pada proses pembuatan project manager.

Proses Pengawasan Dan Pengontrolan (Monitoring and Controling)

Proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktivitasnya melingkupi : mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap rencana, dan pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang sudah direncanakan. Keluaran berupa : laporan peforma, laporan permintaan perubahan dan laporan update terhadap rencana.

Proses Penutupan (Closing)

Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna terhadap hasil akhir produk/layanan, meskipun tidak selesai, proyek harus ditutup secara formal. Keluaran proyek berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/ manajemen senior.

Manfaat Perencanaan Proyek

Manfaat Perencanaan sebagai berikut :

• Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
• lingkungan
• Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,
• Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,
• Pemilihan berbagai alternatif terbaik
• Standar pelaksanaan dan pengawasan
• Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
• Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
• Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait
• Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
• Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan
• Menghemat waktu, usaha dan dana.

Proses perencanaan

Proses Perencanaan Proyek terdiri dari sebuah proses, Sebuah proses adalah  serangkaian tindakan membawa tentang hasil Proyek proses manajemen menggambarkan, mengatur, dan menyelesaikan pekerjaan proyek. Proses manajemen proyek yang berlaku untuk sebagian besar proyek, sebagian besar waktu. mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalahmelalui organisasi proyek dengan spsesikasi:

• Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus
• Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
• Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta
• memerlukan ketrampilan khusus
• Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
• Proyek meliputi hampir semua lini organisasi,

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat menetapkan:

• Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
• Proyek selesai sesuai budget
• Proyek memenuhi sasaran kualitas.
• Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaannya.

Tahapan Dalam Perencanaan Proyek

Kegiatan Kegiatan yang dikerjakan dalam tahap perancanaan  

• Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan‐kebutuhannva.Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performansi yang ditargetkan.
• Pekerjaan‐pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus  diuraikan dan didaftar
• Organisasi proyek dirancang untuk menentukandepartemen‐departemen yang ada,

subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

• Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yangmemperlihatkan waktu tiap  aktivitas, batas selesai dan milestone.
• Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan.
• Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekeejaan.
• Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek

Dalam tahap perencanaan ada beberapa faktor yang yang perlu di pertimbangkan di antaranya adalaha sebagai berikut :

• Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim)
• Memilih manajer proyek yang tepat
• Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik
• Apa yang akan dikerjakan?
• Bagaimana pengendaliannya?

Kendala Dalam Perencanaan Proyek

Agar rencana yang telah dibuat dapat terlaksana dengan efektif, manajer harus mampu mengidentifikasikan beberapa kendala potensial dalam perencanaan dan berusaha mengatasinya. Kendala-kendala tersebut umumnya adalah:

• Ketidakmampuan membuat rencana atau rencana yang tidak cukup Baik. Tentu saja tidak semua manajer otomatis memiliki kemampuan membuat perencanaan. Faktor penyebabnya adalah kurangnya pengalaman, pendidikan atau bahkan karena diajari atau tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana membuat rencana yang benar.

• Kurangnya Komitmen dalam proses pembuatan rencana. Mengembangkan sebuah rencana adalah pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang cukup banyak dan menyita waktu. Kebanyakan manajer beralasan mereka tidak cukup punya waktu untuk mengikuti proses pembuatan rencana yang cukup panjang, atau bahkan mereka tidak membuat rencana yang memadai karena sebenarnya mereka takut gagal tidak mencapai yang mereka targetkan dalam rencana tersebut.
• Lemahnya informasi. Karena yang menjadi dasar dari sebuah rencana adalah informasi, maka bagaimanapun canggihnya seorang manajer dalam teknik pembuatan rencana, namun apabila informasi yang digunakan dalam penyusunan rencana tersebut kurang memadai (informasi kurang akurat, kurang lengkap, basi), maka rencana tersebut juga akan kurang bermutu atau bahkan rencana yang gagal.
• Terlalu berfokus pada masa kini. Kegagalan mempertimbangkan efek jangka panjang sebuah rencana karena terlalu menekankan pada penanganan persoalan-persoalan jangka pendek, justru dapat menyebabkan kegagalan organisasi mempersiapkan masadepan. Seorang manajer seharusnya memiliki gambaran besar dalam benaknya tentang masa depan dan sasaran-sasaran jangka panjang yang ingin diraih saat menyusun sebuah rencana.
• Terlalu mengandalkan diri pada unit/Bagian Perencanaan. Banyak organisasi/perusahaan yang memiliki bagian perencanaan atau bagian perencanaan dan pengembangan tersendiri. Bagian ini yang melakukan penelitian, studi, membangun model, percobaan, dll, tapi sesungguhnya tidak mengembangkan perencanaan itu sendiri. Hasil dari bagian ini hanyalah merupakan alat bantu yang dapat dimanfaatkan oleh manajer dalam membuat rencana, apalagi menyusun sebuah rencana organisasi tetaplah tanggung-jawab manajer.
• Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang dapat dikuasainya. Kebanyakan manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang paling dikuasai dan menghindarkan diri hal yang kurang dikuasasi karena khawatir dianggap kurang mampu. Misalnya memusatkan perhatian pada pembuatan gagasan-gagasan dan ide-ide baru, namun mengabaikan bagaimana cara menjadikan gagasan/ide tersebut teraplikasikan karena kurang menguasai operasional organisasinya

Kendala-kendala tersebut pastilah dapat diatasi manakala manajer menginginkan sebuah rencana berkualitas yang tersusun. Cara termudah dan termurah tentu saja melalui komunikasi yang efektif dengan karyawan dan melibatkan mereka dalam penyusunan rencana. Komunikasi yang efektif menjamin manajer memperoleh informasi yang berkualitas, dan melibatkan karyawan dalam proses pembuatan rencana akan memperluas dan memperdalam perspektif rencana itu serta mengurangi resiko kurang ketidak-berhasilan rencana tersebut saat dilaksanakan.