Definisi Studi Kelayakan
Suatu studi kelayakan (feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistemlayak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan disebut juga dengan istilah high point review (Jogiyanto,2008).
Berapa lama waktu untuk melakukan studi kelayakan yaitu tergantung dari ruang lingkup proyek yang dikembangkan. Untuk proyek Sistem yang kecil dengan sedikit perubahan-perubahan, studi kelayakan mungkin hanya membutuhkan waktu satu atau dua hari saja. Untuk proyek sistem informasi yang menelan biaya puluhan juta studi kelayakan mungkin akan memakan waktu dua atau tiga minggu. Untuk proyek sistem informasi manajamen yang baru akan diterapkan diperusahaan besar dengan biaya pengembangannya mencapai ratusan juta, studi kelayakan mungkin hanya membutuhkan waktu satu atau dua bulan. Untuk proyek sistem informasi yang menelan biaya milyaran rupiah, studi kelayakan dapat dilakukan dengan waktu enam bulan sampai satu tahun. Berapa biaya yang akan dikeluarkan untuk melakukan studi kelayakan tergantung dari ruang lingkup proyek serta tidak dapat ditentukan dengan pasti, hanya kira-kira lima smpai sepuluh persen dari seluruh nilai proyek yang diperkirakan.
Tujuan Penelitian Pendahuluan
Studi kelayakan dilakukan oleh analisis sistem dengan melakukan studi pendahuluan. Penelitian pendahuluan merupakan penelitian yang dilakukan untuk mendapatkan jawaban apa yang dikerjakan oleh sistem lama, dan apa yang diinginkan dari sistem baru. Tujuan dari penelitian pendahuluan:
- Memahami sistem operasi yang lama, distem yang lama merupakan sumber data untuk menyusun sistem yang baru, dengan memahami sistem yang lama, sistem analisis akan mempunyai gambaran tentang seperti apa sistem yang seharusnya dikembangkan.
- Menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem secara garisbesar, untuk mencapai sasaran sistem. Setelah sistem lama dipahami, yaitu apa yang dikerjakan oleh sistem lama, siapa yang mengoperasikan dan memakainya, analisis sistem kemudian dapat mengumpulkan data mengenai apa kebutuhan- kebutuhan pemakai untuk dapat mencapai sasaran sistem yang akan direncanakan.
- Menetukan permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem yang lama belum dapat mencapai sasaran yang diinginkan.
Jenis-jenis kelayakan
Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak (Al fatta, 2007).
Kelayakan teknis ditunjuk pada tiga pokok masalah (Jeffery L.Whitten dkk,2004) yaitu:
- Apakah teknologi yang dipakai atau di ajukan cukup praktis?
- Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?
- Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?
Kelayakan Ekonomi
Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi dapat kembali (Al fatta, 2007).
Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah manfaat melakukan investasi suatu proyek. Suatu proyek yang besar biasanya lebih menekankan kelayakan ekonomi karena umumnya berhubungan dengan biaya yang terbilang besar.
Dalam aspek kelayakan ekonomi hal yang perlu dipertimbangkan adalah (Jogianto, 2008)
Besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem
Besarnya dana diperkirakan yang akan dikeluarkan unutk pengembangan sistem ini harus dibandingkan dengan dana yang telah di anggarkan oleh perusahaan. Bila biaya pengmbangan sistem ini melebihi dana yang telah di anggarkan, maka dapat mengganggu aliran kas di dalam perusahaan dan sebagai akibatnya sasaran sistem tidak dapat sejalan dengan tujuan perusahaan.
Manfaat yang di peroleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya
Sistem yang dikembangkan dikatakan menguntungan bila manfaat yang akan diberikan oleh sistem ini lebih besar dari biaya pengembangannya.
Kelayakan Hukum
Menguraikan secara hukum apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku (tidak melanggar hukum jika diterapkan di obyek penelitian). Misal : bagaimana kelayakan perangkat lunak yang digunakan, bagaimana kelakan hukum informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang dibuat. Apakah melanggar hukum atau tidak.
Kelayakan Operasional
Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam orgnisasi (Jogianto, 2008). Aspek yang peru dipertimbangkan dalam kelayakan operasional:
Kemampuan dari personi-personil
Kemampuan dari personil-personil yang ada untuk mengoperasikan fungsi-fungsi sistem yang akan dikembangkan perlu dipertimbangkan, apakah menambah personil dengan training khusus untuk mengoperasikan sistem atau hanya cukup melakukan training untuk personil yang telah ada saja atau sama sekali tidak menambah personil dan tidak melakukan training.
Kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi
Apakah sistem yang akan dikembangkan akan dapat beroperasi dengan semestinya untuk menyediakan informasi berkualitas kepada para pemakainya. Adakah hal-hal yang dapat menyebabkan sistem tidak akan beroperasi dengan semestinya.
Kemampuan pengendalian dari sistem operasi
Apakah sistem yang akan dikembangkan memiliki pengendalian yang cukup untuk menjamin kebenaran hasilnya serta mejaga keamanan harta perusahaan.
Efisiensi dari sistem
Apakah sistem yang akan dikembangkan telah memanfaatkan sumber-sumber daya secara optimal semacam :
- Pendaya gunaan waktu dan personil-personil secara efisien
- Arus dokumen dan data yang efisien
- Penundaan-penundaan proses yang efisien
- Kelayakan operasional dapat juga dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe.
Kelayakan Jadwal
Penilaian kelayakan jadwal ini digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan