Selama proses pengembangan sistem dilakukan, sering kali rapat-rapat diadakan baik oleh team pengembangan sistem sendiri atau rapat antara team pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer. Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat.

Tujuan

Tujuan-tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk:

• Mendefinisikan permasalahan
• Mengumpulkan ide-ide
• Memecahkan permasalahan-permasalahan
• Menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
• Menganalisis kemajuan proyek
• Mengumpulkan data atau fakta
• Perundingan-perundingaan

Kemampuan analisis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan orang yang banyak terlibat langsung dalam rapat-rapat ini, baik sebagai anggota rapat maupun sebagai pimpinan rapat, sehingga harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang teknik-teknik rapat.

Kapan Perlu Mengadakan Rapat

Bila anda perlu persetujuan

Pertemuan yang berjalan baik adalah cara terbaik agar orang dapat sepakat. Orang dapat membicarakan tuntas suatu masalah, menyatakan pendapat, melihat keuntungan dan kerugian melakukan banyak hal melalui berbagai cara. Akhirnya, dengan pengarahan yang benar, mereka dapat mencapai kesepakatan.

Menyampaikan informasi yang mendesak

Cara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi yang urgen adalah melalui rapat. Rapat dapat diadakan dengan cepat dan informasi diberikan dalam beberapa menit. Pertanyaan dan keraguan dapat diangkat dan dijawab seketika itu sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwa

Rapat adalah salah satu cara terbaik untuk melaporkan atau meninjau kembali dan mengevaluasi suatu peristiwa. Masukan diperoleh dari semua orang yang berhubungan dengan kejadian sehingga dapat cepat terbentuk pandangan bersama.

Menangani keadaan darurat

Situasi darurat dapat ditangani dengan cepat dan efektif melalui rapat. Fakta dapat langsung diberikan dan tindakan disetujui pada saat itu untuk menangani situasi.

Bagaimana Mempersiapkan Rapat

Rapat banyak mengkonsumsi waktu dan biaya. Waktu yang digunakan untuk rapat harus efektif. Semakin banyak waktu individu yang terlibat dalam rapat, semakin besar biaya yang dikeluarkan untuk rapat. Walaupun rapat akan menyita waktu dan biaya, tetapi rapat ini harus tetap dilakukan, karena merupakan hal yang penting. Rapat yang berhasil adalah yang menggunakan waktu yang efektif, biaya yang minimum dan dapat mencapai tujuannya. Untuk maksud ini, maka rapat harus direncanakan terlebih dahulu. Rapat yang terencana dengan baik akan tidak sulit untuk dijalankan. Pada waktu merencanakan rapat, cobalah mengikuti prosedur berikut ini.

• Tentukan terlebih dahulu tujuan rapat, Mengapa rapat harus diadakan? Setiap rapat harus mempunyai tujuan yang terdefinisi dengan baik dan cukup beralasan.
• Tentukan peserta dari rapat. Siapa yang harus mengikuti rapat ini? Semakin banyak peserta rapat, semakin besar biaya dari rapat. Rapat harus dihadiri oleh orang-orang yang mempunyai kepentingan saja. Bila rapat juga di hadiri oleh oarang-orang yang tidak mempunyai kepentingan dengan rapat ini, maka rapat menjadi tidak efektif, apalagi mereka tidak memahami maslahnya, tetapi ikut berkomentar.
• Aturlah jadwal dari rapat, Setelah jumlah dari peserta rapat telah diketahui, selanjutnya jadual dari rapat dapat dibuat. Hari dan jam rapat merupakan hal yang penting dalam penentuan jadual. Yang perlu diperhatikan terhadap penentuan hari rapat adalah sebagai berikut ini.
  • Sedapat mungkin jangan pada hari yang sama dengan rapat yang lain, karena peserta rapat akan lelah  pemikiran peserta rapat akan bercabang
  • Sedapat mungkin jangan pada hari sebelum dekat libur, karena pikiran peserta rapat akan tidak berkonsentrasi di rapat, tetapi mungkin pada rencana berlibur.
  • Sedapat mungkin jangan pada hari yang pendek, karena Rapat akan tergesa-gesa diselesaikan Penyelesaian rapat dapat tertunda

Siapkan agenda

Agenda harus disusun dan dikirim kepada orang-orang yang menghadiri rapat sebelum rapat itu diselenggarakan. Agenda itu akan menyebutkan semua topik yang akan dibahas pada rapat dan harus memberi tempat di bagian akhir untuk “urusan lain”, sehingga orang yang menghadiri dapat mengangkat masalahnya tersendiri.

Putuskan siapa yang harus hadir

Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat. Hanya orang-orang yang dapat memberikan sumbangan bermanfaat yang seharusnya hadir. Undanglah orang-orang ini ke rapat. Negosiasikan hari dan jamnya jika perlu. Peringatkan secara tertulis jika perlu.

Koordinasikan para pembicara

Sebelum rapat berlangsung, ada baiknya untuk membahas isu yang penting secara perorangan. Ini akan menjamin bahwa topik pembahasan tercakup secara keseluruhan pada rapat karena orang tersebut mempunyai waktu untuk memikirkan topik ini dan mempersiapkan apa yang akan dikatakan.

Aturlah risalah rapat

Atur agar ada seseorang yang mencatat risalah rapat. Orang yang melakukan ini harus mempunyai pengertian mengenai topik pembahasan.

Menyelenggarakan Rapat yang Efektif

Mulailah pada waktu yang ditentukan

Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untuk datang tepat waktu atau mereka tidak akan mendapat kesempatan untuk memberikan kontribusinya.

Jelaskan agenda

Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.

Cegah penyimpangan masalah

Meskipun anda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda, anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan berpindah dari satu pokok masalah ke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.

Buat ringkasan secara tetap

Ringkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.

Membicarakan masalah lain

Setelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain dan bahaslah topik yang timbul itu.

Pastikan ada tindak lanjut

Delegasikan tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh rapat.

Selesaikan rapat pada waktunya

Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktu yang ditentukan.

Bagikan risalah rapat secepatnya

Bagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.

Bagaimana Mencatat Hasil Rapat

Buat risalah yang baik

Risalah rapat dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjuk untuk maksud itu. Atau dapat direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.Bagikan hasil notulen dengan segera

Hasil notulen harus dibagikan kepada semua orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna untuk memberi salinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan pada rapat.

Arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudian

Notulen harus disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat itu untuk referensi mendatang.

Menetukan Jam Rapat

Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut   ini.

• Waktu pagi hari akan lebih baik, karena:

• Peserta rapat masih segar dan bersemangat;
• Peserta rapat belum terganggu dan terbebani masalah-masalah yang timbul pada hari tersebut.

• Bila rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka seapat mungkin jangan terlalu malam, karena;
  • Waktu rapat akan tergesa-gesa
  • Penyelesaian rapat dapat tertund
  • Peserta rapat akan cemas pulang terlalu malam dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam rapat.
• Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau jam beribadah.

Menetukan lokasi dari rapat

Hal yang perlu diperhatiakan terhadap lokasi ari rapat adalah sebagai berikut ini.

• Ukuran dari ruangan rapat. Ruangan yang terlalu kecil akan mengganggu jalanya rapat.
• Temperatur ruangan rapat. Ruangan yang terlalu panas akan membuat peserta rapat tidak nyaman.
• Penerangan ruangan.
• Suara dari luar ruangan.
• Perlengkapan ruangan, seperti misalnya OHP (Overhead Projector), PC Viewer, papan tulis, spidol, kapur dan lain sebagainya.
• Pengaturan tempat duduk. Bila yang diperlukan adalah interaksi langsung antara pemimpin rapat dengan anggota rapat, maka kursi pimpinan rapat dapat berhadap-hadapan langsung dengan semua kursi anggota rapat. Bial interaksi anggota rapat lebih dipentingkan, maka kursi anggota rapat termasuk kursi pimpinan rapat dapat ditur berhadap-hadapan, misalnya secara melingkar.

Membuat undangan rapat.

Undangan ini harus sudah didistribusiakan cukup lama sebelum rapat diadakan, sehingga para peerta rapat dapat mempunyai waktu yang dapat untuk mempersiapkannya. Isi dari undangan rapat dapat terdiri dari;

• tanggal dan jam rapat
• lama rapat berlangsung
• lokasi dari rapat
• tujuan rapat
• materi-materi rapat yang akan dibicarakan
• bahan-bahan yang harus dibawa oleh peserta
• lampiran-lampiran yang perlu di sertakan di undangan, seperti misalnya laporan-laporan, dokumen-dolumen atau memoranda-memoranda yang diperlukan oleh peserta rapat untuk dipelajari terlebih dahulu atau yang akan dihunakan nantinya di rapat.

Menjalankan Rapat

Pada waktu rapat dijalankan, hal yang perlu diperhatikan sewaktu rapat berlangsung adalah sebagai berikut ini.

• Usahakanlah rapat dimulai tepat pada waktunya.
• Jangan melakukan interupsi bila seseorang sedang mendapat giliran berbicara.
• Usahakanlah apa yang dibicarakan dalam rapat sesuai dengan agenda dan jadual yang telah direncanakan.
• Terapkanlah teknik brainstormiing untuk menghasilkan ide-ie dari peserta rapat. Brainstorming adalah penampungan ide-ide yang tidak dievaluasi terlebih dahulu. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara memberi kesempatan kepada masing-masing peserta rapat untuk mengutarkan idenya. Peserta yang mengutarakan ide dapat menuliskannya di kertas, menuliskannya di papan tulis menuliskannya di transparan sheet atau diucapkan secara lisan yang akan dicatat oleh sekertaris rapat. Ide ini harus diketahui oleh semua peserta. Pimpinan rapat hatrus menjelaskan bahwa ide-ide yang dilontarkan merupakan masukan yang sangat berguna dan ide-ide ini tidak akan I kritik serta dievaluasi pada saat itu. Tujuan utama dari pengumpulan ide ini adalah kuantitas, yaitu pengumpulan sebanyak mungkin ide. Setelah semua ide di catat, maka tiap-tiap ide baru di evaluasi.

Tindak Lanjut Rapat

Sedapat mungkin setelah rapat berakhir, hasil dari rapat ini di publikasikan kepada semua peserta rapat. Publikasi ini harus singkat berisi rangkuman apa yang telah terjadi selama rapat, yaitu mengenai item-item yang dipertimbangkan untuk keputusan-keputusan yang dibuat  dan item-item yang dipertimbangkan untuk masa mendatang. Publikasi ini biasanya dipersiapkan oleh sekertaris rapat. Maksud dari publikasi ini adalah supaya rapat yang telah dilaksanakan ada tindaklanjutnya. Dengan piblikasi yang telah diterima, masing-masing peserta rapat dapat mengingat  kembali hasil dari rapat dan melaksanakanny. Umumnya hasil dari rapat yang tidak dipublikasikan akan membuat peserta-peserta rapat melupakan atau mengabaikan hasil dari keputusan rapat tersebut, sehingga tidak ada tindaklanjut dari rapat ini. Akhirnya rapat yang telah dilakukan menjadi sia-sia.

Bagaimana Memastikan Keputusan dilaksanakan

Tetapkan batas waktu

Tetapkan batas waktu untuk semua tugas sesuai keputusan yang dibuat dalam rapat.

Tinjau risalah rapat

Anda harus melihat kembali catatan rapat secara teratur sampai selesainya semua batas waktu. Periksa apakah keputusan sudah dilaksanakan – atau setidaknya apakah pekerjaan sudah dimulai. Dapatkan laporan kemajuan sampai semua keputusan telah dilaksanakan.

Berikan pengakuan

Ketika setiap keputusan dilaksanakan, catatlah pada salinan hasil notulen dan beri pengakuan kepada orang yang bersangkutan.