Tujuan Desain Output

Tujuan desain output dalam pengembangan sistem informasi sebagai berikut:

• Sasaran output adalah menyediakan/ melayani informasi bagi pengguna
• Output harus sesuai dan memadai dengan kebutuhan pengguna
• Jaminan ketepatan penyampaian output
• Memilih perangkat dan media komputer yang baik

Jenis Media Output

Output adalah informasi yang akan diberikan kepada pengguna  sebagai hasil pengolahan aplikasi sistem informasi. Output yang dihasilkan sistem informasi dapat berubah :

• Output tercetak
• Output melalui tampilan layar
• Audio

Langkah-langkah Desain Output Secara Umum

Adapun langkah-langkah desain output secara umum sebagai berikut:

• Menentukan kebutuhan output dari Sistem baru dimana output yang akan didesain dapat ditentukan dari arus data keluaran (output) yang ada pada Diagram Arus Data
• Menentukan Parameter dari Output ( tipe output, formatnya, media yang digunakan, alat output, jumlah tembusan, distribusi, dll)

Pedoman Desain Output Tercetak

 

• Laporan dirancang untuk dibaca dari kiri ke kanan
• Item yang penting diletakkan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan
• Semua halaman harus mempunyai judul, tanggal, dan nomor halaman
• Semua kolom harus diberi label
• Singkatan sebaiknya dihindarkan
• Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : Judul Laporan,  Jubuh Laporan,  Catatan Kaki Laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal
• Untuk laporan-laporan penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor
• Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
• Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga mudah dibaca.
• Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat dituliskan dengan huruf besar, tebal atau garis bawah.
• Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaaan font yang sulit dimengerti.
• Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda “.” Atau “-“. Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting.
• Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
• Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.

Prinsip Dalam Desain Output/Laporan

• Laporan harus berguna
• Isi laporan harus akurat
• Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
• Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
• Laporan harus sederhana tetapi jelas
• Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.
• Laporan bilamana mungkin harus distandarisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya.
• Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.

Pedoman Desain Output Tampilan Layar

Petunjuk untuk desain output tampilan layar sebagai berikut:

• Buatlah tampilan layar yang sederhana
• Buatlah presentasi (template/tema) layar yang tetap konsisten
• Fasilitasi gerakan pengguna di antara layar-layar
• Ciptakan suatu layar yang menarik

Metode Desain Output yang Efektif

Berikut ini metode desain output ouput yang efektif:

•  Informasi yang disampaikan terdiri dari :
  • Informasi yang tetap (constant information), Informasi yang tetap (sama) setiap kali dicetak, misal : judul, label kolom dll
  • Informasi yang berubah (variable information), informasi yang berisi data atau hasil perhitungan yang menjadi isi output.
• Pada lay-out harus ditunjukkan panjang informasi dan jenis data setiap informasi variable, misal :
• Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah 30 karakter alfanumerik diberi tanda X sebanyak 30 buah.
• Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah tujuh karakter numerik diberi tanda 9 sebanyak tujuh buah. Bila ingin ada tanda pemisah harus dicantumkan, contoh : 9.999.999,99
• Jika informasi yang ditampilkan berulang-ulang dalam suatu kolom, gunakan tanda garis memanjang dari atas ke bawah pada kolom tersebut (detail lines)

Klasifikasi Output (Laporan)

Laporan Eksternal

Dibuat untuk disampaikan kepada pihak-pihak di luar sistem/organisasi Misal :

• Tagihan pelanggan
• Laporan tahunan
• Laporan untuk pelanggan, vendop

Laporan Internal

Dibuat untuk kebutuhan didalam organisasi, meliputi:

• Historical Report, Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu  kelompok/periode tertentu (laporan periodik)
• Exception Report,  menyajikan informasi bagi pimpinan, yang berisi informasi perkecualian (laporan perkecualian)
• Turnaround Document, output berupa dokumen yang dikembalikan, misalnya bagian dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan nasabah.

Teknologi output

Untuk menghasilkan output yang berbeda-beda diperlukan teknologi yang berbeda pula. Teknologi ouput yang diperlukan sbb :

Printer

• Dipilih karena laporan cetakan masih merupakan jenis output yang paling umum
• Masih banyak organisasi besar menggunakan printer sebagai teknologi output

Layar display

• Teknologi output yang semakain populer
• Tidak bising
• Potensial untuk digunakan oleh para pengguna secara interaktif
• Fleksibelitas (memungkinkan pengubahan informasi secara real time)
• Memungkinkan pengguna melihat output yang disimpan dengan mengaksesnya terlebih dulu dan tampilan item-item dari basis data yang relevan

Multimedia

• Dapat berupa video, animasi, gambar atau audio
• Melengkapi output cetakan yang sifatnya statis
• Kolaborasi jarak jauh
• Menunjukan suatu tindakan
• Menyediakan episode-episode pelatihan singkat
• Mengubah waktu dari suatu peristiwa aktual yang merekamnya untuk keluaran berikutnya
• Mempertahankan suatu kejadian penting sebagi tambahan arsip
• Baik untuk pengguna individu
• Baik untuk pesan-pesan sementara

Cakram Optik

• Berformat CD-R, CD-RW / DVD
• Memiliki kapasitas besar
• Memungkinkan output multimedia
• Perolehan output yang lebih cepat dibandingkan metode lain

Output Elektronik

• Bentuknya : email, pesan digital, fax
• Mengurangi kertas
• Bisa diperbaharui dengan mudah
• Bisa dipublikasikan dengan mudahBisa interaktif

Format Output

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau grafik. Bantuk yang paling banyak digunakan adalah bentuk grafik / bagan dan tabel.

Laporan Berbentuk Tabel

• Notice Report, Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas agar setiap permasalahan yang terjadi bisa tampak dengan jelas dan langsung bisa ditangani.

• Equiposed Report,  isi dari laporan ini adalah hal-hal yang bertentangan dengan maksud untuk membuat suatu  perencanaan ( pengambilan keputusan).

• Variance Report, laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya.

• Comparative Report, laporan ini berisi pembandingan antara satu hal dengan hal lainnya. Misalnya laporan rugi laba atau neraca antara tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya.

Laporan Berbentuk Grafik

Penyajian data secara grafik dan diagram banyak disukai terutama dalam laporan eksekutif   dan paparan presentasi. Hal ini disebabkan  ada elemen ‘human touch’… yang cantik tampilan yang menawan mampu memikat  orang-orang yang melihatnya dan membacanya. First impression itu penting,  Orang lebih suka menilai apa yang di depan mata. Jika design atau product tersebut mempunyai warna menawan & cantik sudah tentu akan lebih menarik, Ia menggambarkan sesuatu untuk mudah dipahami. Ada pepatah mengatakan bahwa dengan melihat maka dapat mewakili seribu kata.

Grafik Kolom (Column chart)

Kegunaannya: untuk menunjukkan perubahan data dalam periode waktu tertentu atau menggambarkan perbandingan antar beberapa item. Kelebihan grafik ini dapat menyajikan data dalam beberapa series.

Grafik bertumpuk (stacked) memudahkan membadningan dalam satu nilai x-axis, tapi menyulitkan dalam membandingkan antar series.

Grafik Garis (Line Chart)

Diagram garis adalah penyajian data statistik dengan menggunakan diagram berbentuk garis lurus. Kegunaannya: Diagram ini biasanya digunakan untuk menyajikan data statistik yang diperoleh berdasarkan pengamatan dari waktu ke waktu secara berurutan. Grafik ini juga untuk menggambarkan nilai masing-masing deret data dalam bentuk garis pada sebuah baris. Fungsinya untuk menunjukkan data pada rentang waktu tertentu.

Sumbu X menunjukkan waktu-waktu pengamatan, sedangkan sumbu Y menunjukkan nilai data pengamatan untuk suatu waktu tertentu. Kumpulan waktu dan pengamatan membentuk titik-titik pada bidang XY, selanjutnya kolom dari tiap dua titik yang berdekatan tadi dihubungkan dengan garis lurus sehingga akan diperoleh diagram garis atau grafik garis.

Grafik Batang (Bar Chart)

Kegunaannya: Grafik batang digunakan untuk membandingkan nilai antar deret dalam bentuk grafik batang dengan beberapa model (silinder, kerucut, dan piramid) dengan posisi horizontal. Penggunaan Grafik batang umumnya digunakan ketika data x-axis nya banyak untuk menghindari penggambaran grafik yang melebar. Sebagai contoh gambar berikut ini:

Grafik Lingkaran (Pie Chart)

Grafik lingkaran adalah penyajian data statistik dengan menggunakan gambar yang berbentuk lingkaran. Bagian-bagian dari daerah lingkaran menunjukkan bagian-bagian atau persen dari keseluruhan. Untuk membuat diagram lingkaran, terlebih dahulu ditentukan besarnya persentase tiap objek terhadap keseluruhan data dan besarnya sudut pusat sektor lingkaran.

Grafik ini digunakan apabila ingin mendapatkan grafik dalam bentuk kue (lingkaran) dari sebuah deret data tunggal. Fungsinya menunjukkan bagaimana point data berhubungan dengan keseluruhan data.

Kelebihan grafik lingakaran adalah tempat untuk membuat diagram lingkaran tidak terlalu besar dan sangat berguna untuk menunjukkan dan membandingkan proporsi dari data. Sedangkan kekurangannya tidak dapat menunjukkan frekuensinya dan dalam bentuk series.

Grafik Area (Area Chart)

Kegunaan Area Chart:  Grafik ini lebih dikenal dengan grafik atau diagram wilayah, grafik ini dipilih untuk menggambarkan deret data sebagai garis komulatif dengan tampilan gambar berbentuk garis yang bertumpuk. Fungsinya untuk menunjukkan perubahan nilai relatif pada suatu periode waktu. Model Area Chart: Ada dua pilihan model grafik jenis area, yaitu: model 2 dimensi dengan 3 dimensi yang masing-masing memiliki 3 pilihan jenis lagi.

Grafik XY (Scatter Chart)

Kegunaan Scatter Chart: menggambarkan pasangan titik (kordinat) sehingga bentuk grafiknya berupa titik-titik yang tertebar. Fungsinya untuk menunjukkan hubungan antar point data dengan memplot titik pada grafik, biasanya digunakan dalam analisis data ilmiah. Ada 5 jenis pilihan model grafik jenis ini.

Grafik Donat (Doughnut Chart)

Kegunaan  Doughnut Chart: untuk menggambarkan nilai deret data yang masing-masing diwakili oleh sebuah segmen berbentuk cincin.

Grafik Radar (Radar Chart)

Grafik ini menggambarkan nilai deret data menggunakan sumber nilai yang ditarik dari pusat diagram dan terpisah untuk setiap kategori. Fungsinya menunjukkan perubahan pada titik pusat.

 

 

Grafik gelembung (Bubble charts)

Data diatur dalam kolom sehingga nilai-nilai x (horizontal) tercantum pada kolom pertama (kiri) dan nilai-nilai y (vertical) yang sesuai dan nilai-nilai ukuran gelembung tercantum dalam kolom yang berdekatan, dapat diplot dalam grafik gelembung.

Grafik permukaan (Surface Charts)

Kegunaannya : ketika ingin mencari kombinasi yang optimal dari 2 rangkaian data. Seperti dalam peta topografi, warna dan pola menunjukkan daerah yang berada dalam kisaran nilai yang sama.