Pengertian SIE

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. SIE juga dapat dimaknai sebagai sebua sistem informasi yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi. Dengan penggunaan SIE dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan salah satu jenis sistem informasi yang digunakan untuk memudahkan dan mensupport dalam pengambilan keputusan yang diperlukan oleh top eksekutif. SIE menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi.  SIE menekankan pada tampilan visual dan antar muka yang ramah dan mudah digunakan oleh pengguna.

SIE menawarkan laporan yang kuat dan kemampuan menelusuri.  Dimana,  SIE mengintegrasikan data yang berasal dari sumber data internal maupun eksternal, kemudian melakukan transformasi data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna. Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan ini digunakan untuk menemukan alternatif solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan.

Sejarah  SIE

Dulu, sistem informasi eksekutif adalah program dasar dari komputer bingkai utama. Tujuannya untuk memaket data perusahaan dan menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pasar ntuk pembuat keputusan, seperti direktur pemasaran, pejabat eksektif, yang tidak terlalu mengenal komputer. Tujuannya adalah untuk mengembangkan aplikasi komputer yang disorot informasi untuk memenuhi kebutuhan para eksekutif senior. Biasanya, SIE hanya menyediakan data yang mendukung tingkat keputusan eksekutif, tidak semua data perusahan.
Sekarang, penerapan SIE tidak hanya dalam hierarki korporasi yang khas, tetapi juga di tingkat perusahaan yang lebih rendah. Seperti beberapa klien layanan perusahaan mengadopsi sistem informasi terbaru perusahaan, karyawan dapat menggunakan komputer pribadi mereka untuk mendapatkan akses ke data perusahaan dan mengidentifikasi informasi yang relevan dengan pengambilan keputusan mereka. Pengaturan ini menyediakan informasi yang relevan dan atas dan tingkat lebih rendah di perusahaan.

Aplikasi SIE

SIE membantu eksekutif menemukan data yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan pengguna dan mempromosikan informasi berbasis wawasan dan pemahaman. Tidak seperti presentasi sistem informasi manajemen tradisional, SIE dapat membedakan antara data penting dan data yang jarang digunakan, dan melacak berbagai kunci penting kegiatan untuk para eksekutif, baik yang sangat membantu dalam mengevaluasi jika perusahaan adalah pertemuan tujuan perusahaan. Setelah menyadari keuntungannya, orang telah menerapkan SIE di banyak wilayah, terutama, manufaktur, pemasaran dan daerah keuangan.

Manufaktur

Manufaktur adalah transformasi bahan baku menjadi barang jadi untuk dijual, atau proses menengah melibatkan produksi atau menyelesaikan semi manufaktur. Ini adalah industri dengan cabang yang luas dan produksi sekunder. Kontrol operasional manufaktur berfokus pada operasi sehari-hari, dan ide utama dari proses ini adalah efektivitas dan efisiensi.

Pemasaran

Dalam sebuah organisasi, eksekutif pemasaran bertugas mengelola sumber-sumber pemasaran yang tersedia untuk menciptakan masa depan yang lebih efektif. Untuk ini, mereka perlu membuat penilaian tentang risiko dan ketidakpastian proyek dan dampaknya pada perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Untuk membantu eksekutif pemasaran dalam membuat keputusan pemasaran yang efektif, SIE dapat diterapkan. SIE menyediakan prediksi penjualan, yang dapat memungkinkan para pemimpin pasar untuk membandingkan penjualan dengan penjualan masa lalu. SIE juga menawarkan pendekatan harga produk, yang ditemukan dalam analisis usaha. Eksekutif pasar dapat mengevaluasi harga yang terkait dengan persaingan dengan hubungan kualitas produk dengan harga yang dikenakan. Singkatnya, paket perangkat lunak SIE memungkinkan eksekutif pemasaran untuk memanipulasi data dengan mencari tren, melakukan audit terhadap data penjualan dan menghitung total, rata-rata, perubahan, varians, atau rasio.

Keuangan

Analisis keuangan adalah salah satu langkah yang paling penting untuk perusahaan sekarang. Eksekutif perlu menggunakan rasio keuangan dan analisis arus kas untuk memperkirakan tren dan membuat keputusan investasi modal. SIE mengintegrasikan perencanaan atau anggaran dengan kontrol pelaporan kinerja, dan hal ini dapat sangat membantu untuk membiayai eksekutif. SIE fokus pada kinerja akuntabilitas keuangan, dan mengakui pentingnya biaya standar dan penganggaran fleksibel dalam mengembangkan kualitas informasi disediakan untuk semua tingkat eksekutif.

Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan dari EIS

• Penggunaan yang mudah untuk eksekutif tingkat tinggi , pengalaman luas komputer tidak diperlukan dalam operasi
• Menyediakan pengiriman tepat waktu dari ringkasan informasi perusahaan
• Informasi yang disediakan lebih mudah dipahami
• SIE  menyediakan pengiriman tepat waktu informasi. Manajemen dapat membuat keputusan segera. 
• Meningkatkan pelacakan informasi
• Menawarkan efisiensi untuk pengambil keputusan

Kerugiaan dari EIS

• Tergantung sistem
• Fungsi terbatas, dengan desain
• Informasi yang berlebihan untuk beberapa manajer
• Sulit untuk mengukur manfaat
• Biaya operasional tinggi
• Sistem dapat menjadi lambat, besar dan sulit untuk dikelola
• Perlu proses internal yang baik untuk pengelolaan data
• Kurang dapat diandalkan dan pengamanan data yang kurang

Karakeristik Teknologi Informasi untuk SIE

Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh SIE sebagai berikut :

• Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
• Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.
• Memiliki on-line help.
• Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
• Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

Komponen SIE

Perangkat Keras

Ketika membicarakan tentang perangkat keras komputer dalam lingkunagn SIE, kita harus fokus pada perangkat keras yang dibutuhkan para eksekutif. Para eksekutif harus diutamakan dan kebutuhannya harus ditentukan sebelum perangkat keras dapat dipilih. Perangkat keras dasar yang dibutuhkan untuk suatu SIE ada empat komponen:

• Perangkat Input. Perangkat ini memungkinkan eksekutif untuk masuk, memverifikasi dan memperbarui data segera.
• Unit Pemroses Sentral , penting karena akan mengontrol komponen sistem komputer lain.
• File penyimpan data. Para eksekutif dapat menggunakan ini untuk menyimpan informasi bisnis yang berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif untuk mencari sejarah informasi bisnis dengan mudah.
• Perangkat output, yang memberikan rekaman visual atau permanen bagi para eksekutif untuk menyimpan atau membaca. Perangkat ini mengacu pada perangkat keluaran gambar seperti monitor atau printer

Selain itu, dengan munculnya jaringan area lokal (LAN), beberapa produk SIE untuk jaringan workstation menjadi tersedia. Sistem ini memerlukan sedikit dukungan dan perangkat keras komputer yang kurang mahal. Mereka juga meningkatkan akses informasi SIE ke lebih banyak perusahaan pengguna.

Perangkat Lunak

Memilih perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk EIS yang efektif. Oleh karena itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke dalam satu sistem itu penting. Suatu EIS meliputi empat komponen perangkat lunak:

• Teks , dokumen ini biasanya berbasis teks.
• Database, heterogen database pada berbagai platform komputer vendor khusus dan terbuka membantu para eksekutif dalam mengakses data baik internal maupun eksternal.
• Berbasis grafis, grafis dapat mengubah volume teks dan statistik menjadi informasi visual untuk eksekutif. Jenis grafis yang khas: grafis seri waktu, diagram sebar, peta, grafis gerak, grafik urutan dan berorientasi perbandingan grafik (yaitu, grafik batang).
• Basis model-model SIE mengandung statistik rutin dan khusus, keuangan, dan lain analisis kuantitatif.

Antarmuka Pengguna 

SIE  harus efisien untuk mengambil data yang relevan bagi para pengambil keputusan, sehingga antarmuka pengguna sangat penting. Beberapa jenis antarmuka dapat tersedia untuk struktur SIE, laporan terjadwal pertanyaan/ jawaban, menu didorong, perintah bahasa, bahasa alam, dan input/output.

Telekomunikasi

Desentralisasi menjadi tren saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan memainkan peran penting dalam sistem informasi jaringan. Transmisi data dari satu tempat ke yang lain telah menjadi penting untuk membangun jaringan yang handal. Selain itu, telekomunikasi dalam EIS dapat mempercepat kebutuhan atas akses ke data terdistribusi.

Karakteristik Data untuk SIE

Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh SIE :

• Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.
• Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.
• Integrasi data dari basis data yang berbeda-beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.
• Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.
• Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, SIE harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.
• Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

Karakteristik SIE:

SIE memiliki karakteristik sebagai berikut :

• Disesuaikan untuk pihak eksekutif.
• Mudah digunakan.
• Memiliki kemampuan drill down.
• Mendukung kebutuhan data eksternal.
• Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.
• Memiliki orientasi masa depan.

Implementasi SIE

Berikut ini merupakan langkah – langkah pengimplementasian SIE, yaitu :

• Membangun data warehouse yang lengkap dan efisien.
• Membuat prototipe SIE, membuat desain eksperimen dari seluruh atau sebagian sistem, untuk mengujicobakan prosedur/prinsip, teknik atau tool tertentu.
• Membuat dokumentasi pengembangan SIE untuk tiap tahap pengembangan.
  Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail, scheduler, dll).

Siklus Hidup SIE

Ada beberapa perbedaan utama antara OLTP sistem siklus hidup tersebut dan siklus hidup SIE yang tergantung pada karakteristik sistem eksekutif, tetapi teknik tradisional yang sama dan tahapan yang digunakan untuk pembangunan, yaitu: justifikasi, perencanaan proyek, analisis, desain, konstruksi, penyebaran.

Dalam tahap ini ada banyak langkah yang digunakan untuk memodelkan karakteristik EIS seperti:

• EIS yang orientasinya untuk peluang bisnis daripada kebutuhan
  transaksional;
• EIS harus melaksanakan keputusan strategis, tidak hanya departamental atau keputusan operasional;
• Analisis EIS difokuskan pada kebutuhan bisnis. Tahap ini adalah yang paling penting dari proses;
• Proses Pembangunan siklus, difokuskan pada evaluasi dan perbaikan versi, yang tidak hanya membangun dan memberikan hal yang penting dari sebuah versi final yang tunggal.

Berikut merupakan siklus atau alur hidup dari pembangunan serta pemgembangan SIE yang terdiri dari enam tahap, yaitu (LUNGU & BÂRA, 2005) :

Stage 1 : Justification

Pada tahap ini akan mendefinisikan kebutuhan bisnis dan peluang bisnis dengan menganalisis faktor lingkungan internal menggunakan value shop analysis, kemudian kebutuhan dan peluang bisnis akan dinilai dalam bentuk solusi cost and benefit analysis. Proses justifikasi akan diidentifikasi dan dianalisis dalam format business case assessment yaitu kebutuhan bisnis dan oportunities diidentifikasi dan kemudian tim mengusulkan solusi awal yang diustifikasi oleh biaya dan manfaat. Sebuah laporan awal ini dibangun.

Stage 2: Planning

Pada tahap ini menjelaskan mengenai kemampuan perusahaan dalam
menyelesaikan SIE ini. Dalam tahap planning ini dilakukan terhadap perencanaan infrastruktur perusahaan, dan perencanaan penjadwalan terhadap pelaksanaan pembangunan SIE ini. Berikut penjelasan singkat mengenai hal-hal yang ada pada tahap ini :

•  Evaluasi infrastruktur Perusahaan – perkiraan langkah ini dan untuk
  mempertahankan nilai-nilai kemampuan organisasi dan mencapai proyek SIE dalam hal : infrastruktur, komponen, perangkat, jaringan dan kebutuhan masa depanperalatan tersebut. Dalam langkah ini dibangun infrastruktur dari organisasi tersebut.
• Perencanaan proyek – SIE melibatkan perencanaan proyek yang dinamis
  yang menyebabkan perubahan cepatnya akan kebutuhan teknologi, organisasi dan bisnis, sumber daya manusia dan tim pelaksana.Rencana proyek rinci, progresif, setiap tahap dan langkah telah diperiksa dan dokumen uji dan laporan.

Stage 3 : Business Analysis

Pada tahap ini akan diidentifikasi kebutuhan aktual perusahaan. Kebutuhan tersebut akan didapat dari analisis kebutuhan informasi dari sistem yang sedang berjalan, lalu kebutuhan akan digambarkan dalam bentuk use case, dan Usecase Description.

Stage 4 : Design

Pada tahap ini proyek SIE akan dirancang sesuai dengan kebutuhan actual
perusahaan yang sudah didentifikasi. Perancangan yang akan dilakukan pada tahap ini adalah rancangan dashboard dalam bentuk penjelasan storyboard, perancangan metadata, datamart dengan menggunakan star schema, dan proses ETL yang dilakukan untuk menghasilkan suatu datawarehouse.

Stage 5 : Construction

Pada tahap ini adalah tahap realisasi rancangan sesuai dengan tahapan design sebelumnya. Setelah merancang maka proses konstruksi dan pembangunan dilakukan pada tahapan ini. Pada tahap ini akan membuat ETL development, application development yang didalamnya terdiri dari user interface dan navigation diagram.

Stage 6 : Deployment

Pada tahapan ini akan dilakukan implementasi dari semua rangkaian tahapan yang telah dilakukan sebelumnya, dengan cara memberikan pelatihan, membuat buku panduan pemakaian sistem, dan melakukan evaluasi terhadap implementasi sistem dalam bentuk laporan akhir atau release evaluation.

Variabel pengukur kesuksesan SIE

Untuk mengukur kesuksesan Sistem  Informasi Eksekutif sebelumnya perlu didefinisikan terlebih dahulu variable-variabel pengukurnya dan model penelitiannya. Beberapa variable pengukur kesuksesan SIE adalah sebagai berikut (Novita Mariana, 2006) ;

Kualitas informasi (Information Quality) 

Dihubungkan dengan kualitas dari keluaran sistem informasi eksekutif. Konstruk ini berhubungan dengan isu-isu semacam relevan (Relevance), ketepatwaktuan (Timeliness) dan akurasi (Accuracy) dari informasi yang dihasilkan oleh SIE

 Kepuasan pengguna (User Satisfaction) 

dihubungkan ke respon penerima dari penggunaan keluaran dari sistem informasi eksekutif.

Penggunaan (Use)

Pengguna SIE didefinisikan sebagai konsumsi penerima dari keluaran suatu SIE. Penggunaan (Use) juga berarti menerapkan sistem informasi eksekutif.

Dimensi dampak individual (Individual Impact)

Dimensi dampak individual didefinisikan oleh DeLone dan McLean (1992) sebagai efek dari informasi terhadap perilaku penerimanya. Mengikuti Leidner dan Elam (1994,1995), penelitian in menggunakan tiga variable untuk menganalisis pengaruh EIS ke individual, yaitu :

• Kecepatan dari identifikasi masalah (Speed Of Problem Identification)
  didefinisikan sebagai lamanya waktu antara pertama kali masalah muncul
  dengan ketika pertama kali diidentifikasi;
• Kecepatan dari pengambilan keputusan (Speed Of Decision-Making) didefinisikan sebagai waktu ketika pengambil keputusan menyadari
  kebutuhan untuk mengambil beberapa keputusan sampai ke waktu ketika
  melakukan pertimbangan atau Judgement;
• Perpanjangan dari analisis (Extent Of Analysis) didefinisikan sebagai waktu yang dibutuhkan untuk menghubungkan gejala-gejala untuk mendapatkan akar dari penyebab masalahnya dan usaha yang diperlukan untuk menghasilkan solusi-solusi.

Dimensi dampak organisasional (Organizational Impact)

Dampak organisasional sebagai efek dari informasi terhadap kinerja organisasional. Penelitian ini menggunakan dua variable dari Leidner (1996) untuk menunjukkan manfaat-manfaat dari SIE di organisasi yaitu visi organisasional yang disebarkan (dan efektivitas pengambilan keputusan organisasional .