Oleh: Muhammad Fairuzabadi
email: fairuz@upy.ac.id

Pengertian Manajemen Data

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai. Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan sekunder, yang dapat berbentuk berurutan atau akses langsung. Pita magnetik merupakan medium penyimpanan berurutan yang paling populer dan piringan magnetic merupakan cara utama mencapai akses langsung. Namun, teknologi akses langsung yang baru, yaitu compact disk, semakin populer

Kegiatan Manajemen Data

• Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam status formulir yang disebut dokumen sumber (source document) yang berfungsi sebagai input bagi sistem.
• Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.
• Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan magnetik.
• Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir.
• Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.
• Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
• Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai

Pengertian Basis Data

Basis data adalah kumpulan tabel-tabel yang mempunyai kaitan antara satu tabel dengan tabel lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan atau instansi dalam batasan tertentu.

Menurut “Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basisdata, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basis data menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan ke dalam basis data, dimodifikasi, dan dihapus”.

Menurut “Siberschatz, dkk.; (2002) mendefinisikan basis data sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sistem manajemen basis data (SMBD) adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan kumpulan program untuk mengakses data. Tujuan utama system manajemen basisdata adalah menyediakan cara menyimpan dan mengambil informasi basisdata secara mudah dan efisien”.

Menurut “Ramakrishnan dan Gehrke (2003) basis data sebagai kumpulan data, umumnya mendeskripsikan aktivitas satu organisasi atau lebih yang berhubungan”.

Istilah-istilah yang berhubungan dengan basis data

Beberapa hal yang termaksud unsur-unsur dari basis data adalah sebagai berikut:

Entititas (Tabel)

Entititas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang kesehatan Entity adalah Pasien, Dokter, Kamar.

Atribut (Field/kolom)

Setiap entitas mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entitas. Seorang siswa dapat dilihat dari atributnya misalnya, NIM, Nama_siswa, Alamat.

Record (Baris)  

Record adalah kumpulan isi elemen data (atribut) yang saling berhubungan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Contoh Kumpulan atribut NIP, Nama, dan alamat berisikan “01001245566”, Sanusi, Jl. Hati suci No 2 Kupang.

Nilai Data (Data Value)

Merupakan data aktual atau infomasi yang disimpan ditiap data elemen. Isi atribut disebut nilai data.

Field Kunci (Key Field)

Tanda pengenal yang secara unik mengidentifikasikan entitas dari suatu kumpulan entitas. Contoh Entitas Mahasiswa yang mempunyai atribut-atribut npm, nama, alamat, tanggal lahir menggunakan field Kunci  data npm.

Pengertian Sistem Basis Data

Sebuah sistem yang digunakan untuk pengelolaan data suatu intansi tertentu yang memiliki komponen-komponen yaitu pengguna, sistem operasi, basis data, SMBD dan perangkat keras.

Komponen-komponen Sistem Basis Data

Dalam Sistem Basis data memiliki beberapa komponen yaitu:

Pengguna (User)

Bagi pengguna dapat berinteraksi dengan basis data dan memanipulasi data dalam program yang ditulis dalam bahasa pemrograman.

Sistem Pengelolaan Basis Data (Data Base Management System)

Pengolahan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak yang disebut DBMS yang menentukan bagaimana data disimpan, diubah dan diambil kembali.

Basis data (Database)

Sebuah basis data (Database) dapat memiliki beberapa tabel yang memiliki relasi satu dengan yang lainnya. Setiap tabel memiliki atribut

Sistem Operasi (Operating System)

Sistem Operasi (Operating System) merupakan program yang mengaktifkan atau mengfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource) dan melakukan operasi-operasi dalam komputer. Sistem Operasi yang banyak digunakan seperti: MS-DOS, MS-Windows 95 MS Windows NT, dan Unix.

Perangkat Keras  (Hardware)

Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sistem basis data adalah memori sekunder hardisk.

Tujuan dan Manfaat Basis Data

Tujuan utama dalam pengolahan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh data yang kita cari dengan mudah dan cepat (Fathansyah,1999). Pemanfaatan basis data dilakukan dengan tujuan yaitu:

Kecepatan dan kemudahan (Speed)

Pemanfaatan Database memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan ( manipulasi ) dan menampilkan kembali data tersebut dengan cepat dan mudah, dari pada kita menyimpan data secara manual.

Efisien ruang penyimpanan (Space) 

Dengan Database penggunaan ruang penyimpanan data dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan data dengan menerapkan sejumlah pengkodean .

Keakuratan (Acuracy)

Pemanfatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan penerapan aturan atau batasan tipe data dapat diterapkan dalam Database yang berguna untuk menentukan ketidakakuratan pemasukan atau penyimpanan.

Keamanan (Security)

Dalam sejumlah sistem ( apilkasi ) pengelolah database tidak menerapkan aspek keamanan dalam penggunaan database. Tetapi untuk sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan. Dengan begitu kita dapat menentukan siapa yang boleh menggunakan database dan menentukan jenis operasi-operasi apa saja yang boleh dilakukan.

Terpeliharanya keselarasan data (Consitant)

Apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda maka secara otomatis perubahan itu berlaku untuk keseluruhan

Data dapat dipakai secara bersama (shared)

Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi (secara batch maupun on-line) pada saat bersamaan.

Dapat diterapkan standarisasi (standardization)

Dengan adanya pengontrolan yang terpusat maka DBA dapat menerapkan standarisasi data yang disimpan sehingga memudahkan pemakaian, pengiriman maupun pertukaran data.

Kelemahan Sistem Basis Data

• Memerlukan tenaga spesialIS
• Kompleks
• Memerlukan tempat yang besar
• Mahal

Pengguna Basis Data

System Engineer

Tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan Sistem Basis Data, dan juga mengadakan peningkatan dan melaporkan kesalahan dari sistem tersebut kepada pihak penjual

Database Administrator (DBA)

Tenaga ahli yang mempunyai tugas untuk mengontrol sistem basis data secara keseluruhan, meramalkan kebutuhan akan sistem basis data, merencanakannya dan mengaturnya.

Tugas DBA

• Mengontrol DBMS dan software-software
• Memonitor siapa yang mengakses basis data
• Mengatur pemakaian basis data
• Memeriksa security, integrity, recovery dan concurency

Program Utilitas yang digunakan oleh DBA

• Loading Routines, Membangun versi utama dari basis data
• Reorganization Routines, Mengatur / mengorganisasikan kembali basis data
• Journaling Routines, Mencatat semua operasi pemakaian basis data
• Recovery Routines, Menempatkan kembali data, sebelum terjadinya kerusakan
• Statistical Analysis Routines, Membantu memonitor kehandalan sistem

Pemakai (User)

Ada beberapa jenis (tipe) pemakai terhadap suatu sistem basis data yang dapat dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem :

Programmer aplikasi

Pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulation Language (DML), yang disertakan (embedded) dalam program yang ditulis pada bahasa pemrograman induk (seperti C, pascal, cobol, dll)

Pemakai Mahir (Casual User)

Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis modul program. Mereka menyatakan query (untuk akses data) dengan bahasa query yang telah disediakan oleh suatu DBMS

Pemakai Umum (End User/Naïve User)

Pemakai yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan satu program aplikasi permanen (executable program) yang telah ditulis (disediakan) sebelumnya

Pemakai Khusus (Specialized/Sophisticated User)

Pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus seperti aplikasi AI, Sistem Pakar, Pengolahan Citra, dll, yang bisa saja mengakses basis data dengan atau tanpa DBMS yang bersangkutan.

Contoh penggunaan Aplikasi basis data dalam dunia bisnis

• Bank : Pengelolaan data nasabah, akunting, semua transaksi perbankan
• Bandara : Pengelolaan data reservasi, penjadualan
• Universitas : Pengelolaan pendaftaran, alumni
• Penjualan : Pengelolaan data customer, produk, penjualan
• Pabrik : Pengelolaan data produksi, persediaan barang, pemesanan, agen
• Kepegawaian: Pengelolaan data karyawan, gaji, pajak
• Telekomunikasi : Pengelolaan data tagihan, jumlah pulsa