Pengertian TPS

Sistem Pemrosean Transaksi (Transaction Processing System) disingkat TPS adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi.  Sistem yang berinteraksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan.
Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

Sejarah TPS

Sistem pemrosesan transaksi pertama adalah sistem American Airlines SABRE, Yang mulai beroperasi pada tahun 1960. Dirancang untuk memproses hingga 83.000 transaksi per hari, sistem berlari pada dua IBM 7090 komputer. SABRE bermigrasi ke IBM System / 360 komputer pada tahun 1972, dan menjadi produk IBM pertama sebagai Program control Airline (ACP) dan kemudian sebagai Transaction Processing Facility (TPF). Selain penerbangan TPF digunakan oleh bank-bank besar, perusahaan kartu kredit, dan jaringan hotel.

Hewlett-Packard sistem Non Stop (sebelumnya Tandem NonStop) adalah hardware dan software sistem yang dirancang untuk Online Transaction Processing (OLTP) diperkenalkan pada tahun 1976. Sistem yang dirancang untuk proses transaksi dan memberikan tingkat ekstrem ketersediaan dan integritas data.

Karakteristik TPS

• Jumlah data yang diproses sangat besar
• Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal (meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)
• Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya
• Kapasitas penyimpan (basis data) besar
• Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar
• Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu

• Masukan dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil, data diformat dalam suatu standar
• Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi seringkali juga pada keluaran
• Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi statistik)
• Memerlukan kehandalan yang tinggi
• Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat melakukan permintaan terhadap basis data

Tujuan TPS

1. Mencatat setiap transaksi yang terjadi;
2. Mempercepat proses yang terjadi di dalam suatu perusahaan;
3. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu;
4.  Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan.

Model Sistem Pemrosesan Transaksi 

•  Perangkat input dapat terdiri atas berbagai alat, meliputi komputer, palmtop (PDA), semua jenis telpon dan facsimile;
•  Perangkat pemroses terdiri atas program komputer (yang bisa dipasang di dalam mesin ATM, komputer atau perangkat sejenis);
• Perangkat keluaran meliputi berbagai jenis monitor (yang dapat menampilkan gambar atau tulisan), speaker (untuk menampilkan informasi berbentuk suara atau pesan) atau printer (untuk mencetak berbagai informasi yang perlu disimpan dalam jangka waktu lebih lama)
• Berbagai bentuk dokumen yang digunakan untuk menyampaikan berbagai bentuk informasi kepada manajemen dan pihak lain yang memerlukan informasi. Sudah tentu masing-masing pihak yang berkepentingan dengan perusahaan memerlukan informasi yang berbeda-beda, sehingga harus diberi informasi yang sesuai saja.

Kegiatan Utama TPS

TPS mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat dapat berbentuk macam – macam, misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan suara. Dengan adanya kemajuan di bidang komputer, dat dicatat ke dalam sistem komputer, tidak lagi dalam bentuk aslinya, tetapi sudah diubah ke dalam bentuk digital yang hanya dapat dibaca oleh komputer. Dan bentuk digital ini disimpan dalam media yang khusus dibuat untuk menampung data, diantaranya adalah disket, hardisk, CD, flash memori, dan magnetic tape atu kaset.

Data disimpan dengan suatu metode yang sistematis, sehingga sewaktu – waktu diperlukan lagi dapat diambil dengan cara cepat dan akurat. Biasanya data disimpan dalam bentuk tabel, seperti halnya dengan daftar tamu dan daftar presensi. Tabel terdiri dari beberapa baris dan setiap baris terdiri dari beberapa kolom. Baris menggambarkan entitas ( misalnya satu orang mahasiswa ) dan kolom menggambarkan ciri atau atribut ( misal nomor mahasiswa ).

Data dapat dicatat dengan beberapa cara, yang masing – masing cara dapat dikelompokan ke dalam metode langsung dan tidak langsung. Metode tidak langsung memerlukan keyboard sehingga antara data asli dengan komputer ada data tambahan, yaitu penekanan tombol keyboard oleh operator. Misalnya seorang nasabah menabung uang dan menyerahkan kepada teller dengan mengisi formulir setor. Teller akan menuliskan beberapa informasi yang ada di formulir ke dalam sistem komputer dengan menggunakan keyboard. Inilah yang disebut tidak langsung.

Sedangkan metode langsung tidak memerlukan penekanan pada keyboard oleh operator. Contohnya seorang kasir supermarket menginput barang – barang yang dibeli oleh pembeli, dengan menggunakan alat yang disebut bar code reader (pembaca kode bar) karena setiap barang sudah ditempel kode bar.

Memproses Data

Memproses data merupakan kegiatan memanipulasi data agar diperoleh informasi yang diperlukan. Kegiatan memanipulasi data dapat berupa kegiatan aritmatika (menambah, mengurang, mengalikan, membagi, menjumlah ) atau kegiatan manual ( meringkas, mengurutkan, memisah, menggabung, menghapus dan menyisipkan ).
Pemrosesan data dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan komputer. Pengolahan data menggunakan komputer jauh lebih baik dibandingkan secara manual, karena konsisten, tidak terpengaruh emosi, cepat dan teliti.
Pemrosesan dat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu cara batch process ( sequantial processing ) dan cara online ( real time ). Cara batch dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu, baik secara fisik maupun secara digital dalam komputer, dan secara berkala akan diolah misalnya setelah terkumpul data tertentu. Car ini tidak memerlukan biaya yang mahal bahkan ukup dengan satu komputer. Misalnya suatu perusahaan mencatat data transaksi penjualan secara manual dalam faktur penjualan. Faktur selama satu hari lalu dikumpulkan, lalu esok paginya diinput dalam komputer dan diproses.

Cara online dilakukan setelah data transaksi dicatat. Contoh: pada waktu seseorang mengambil uang melalui ATM, datnya akan diperbarui setelah orang tersebut berhasil mengambil uangnya. Cara ini memerlukan alat yang lebih mahal, karena hrus tersedia beberapa mesin atau komputer yang saling terhubung.

Menghasilkan Informasi Baku

Fungsi terakhir dalam TPS adalh menghasilkan laporan yan bentuknya sudah baku. Laporan dap[at berbentuk hard copy ( tercetak ) maupun soft copy ( tampilan di komputer atu suara ). Laporan yang dihasilkan oleh mesin ATM dan cash register sangat baku dan tidak banyak variasinya. Waktu pelaporan sudah ditentukan baik secara berkala ( seminggu sekali ) maupun setelah suatu kejadian ( setelah transaksi penjualan dicatat ).

Cara Pemrosesan Pada TPS

Pemrosesan Batch (Batch Processing)

• Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu misalnya pada waktu sore hari atau malam hari.
• Kelemahan pemrosesan batch à membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali terdapat data transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data.

Pemrosesan online (Real-Time)

• Tidak ada penundaan pemrosesan
• Setiap transaksi terjadi segera dibukukan sehingga data selalu dalam
  keadaan mutakhir

Karakteristik	Pemrosesan Batch	Pemrosesan Online
Pemrosesan transaksi	Data transaksi direkam, dikumpulkan, dan diurutkan. dan diproses secara periodis	Transaksi diproses seketika
Pemutakhiran berkas	Ketika tumpukan diproses	Saat transaksi diproses
Waktu tanggapan	Beberapa   jam   atau   harinsetelah  tumpukan dikirim untuk diproses	Beberapa detik setelah setiap transaksi diproses

Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

Komponen sistem pemrosesan transaksi adalah sebagai berikut.

Prosedur

Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu peristiwa atau transaksi. Serangkaian kegiatan ini terdiri atas beberapa urutan langkah yang tidak dapat dibalik. Sebagai contoh, sistem penjualan barang di supermarket. Prosedurnya adalah: (1) pembeli memilih dan mengambil barang, (2) membawanya kekasir untuk diinput, (3) membayar, lalu (4) membawa keluar barang belanjaannya. Urutan langkah dari (1) sampai (4) tersebut tidak dapat ditukar, misalnya pembeli membayar terlebih dahulu, baru memilih barangnya, atau membawa keluar dulu barangnya.

Perangkat Pemroses

TPS bertugas mencatat dan memroses data dalam jumlah besar. Pemrosesan memerlukan perangkat khusus, agar dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan meyakinkan. Saat ini perangkat yang paling banyak digunakan dalam memroses data dalam jumlah besar adalah komputer.
Pemrosesan dapat dilakukan dengan dua metode pokok, yaitu batch processing (sering juga disebut dengan sequential processing) dan real-time processing (sering disebut dengan on-line processing).

Dokumen

Dokumen adalah media yang digunakan untuk mencatat data dan menghasilkan informasi. Dokumen dapat berbentuk hardcopy ( misalnya formulir dalam bentuk cetakan dikertas) maupun softcopy (misalnya tampilan di layar komputer dan suara yang dapat didengarkan melalui telepon). Dokumen digunakan untuk menyampaikan informasi atau menyampaikan perintah kepada pihak lain.

Sistem Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal merupakan berbagai perangkat dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk menjamin agar sistem informasi tetap dapat digunakan dengan baik. Agar tetap terjaga kualitasnya, sistem informasi harus dilengkapi dengan sistem pengendalian internal.

Tujuan utama sistem pengendalian internal adalah :

• Melindungi harta kekayaan perusahaan, baik yang berwujud maupun tidak.
• Meningkatkan kehandalan dan kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan.
• Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Ada lima proses dalam sistem pengendalian internal, yaitu :
• Komitmen atau perhatian manajemen puncak untuk menyelenggarakan sistem pengendalian.
• Lingkungan pengendalian yang kondusif sehingga memudahkan dilaksanakannya sistem pengendalian.
• Komunikasi yang baik di antara berbagai pihak yang memakai sistem pengolahan transaksi.
• Monitoring terhadap pelaksanaan sistem maupun pengendalian. Evaluasi terhadap penyelenggaraan sistem.

Basis Data

Basis data adalah sekumpulan tabel yang saling berkait. Sebuah tabel berisi data yang sejenis, misalnya tabel barang, berisi data barang secara lengkap, tabel karyawan berisi data karyawan secara lengkap, dan seterusnya. Antara tabel satu dengan tabel lainnya harus dapat dihubungkan, sehingga dapat menghasilkan informasi baru. Setiap sistem informasi memerlukan basis data. Basis data yang baik dapat menghasilkan informasi yang baik juga.

Contoh SPT

Bagi manajemen, sistem informasi harus dapat memberi nilai lebih kepada pelanggan dan pemasok, sehingga dapat menciptakan hal-hal berikut ini :

• ü Membatasi perusahaan lain untuk masuk ke dalam industri tempat perusahaan berada.
• ü Menciptakan switching cost kepada pelanggan.
• ü Menciptakan switching cost kepada pemasok.
• Meningkatkan efisiensi di dalam perusahaan.

Sebagai contoh adalah dunia perbankan. Bagi nasabah bank yang sudah lama menjadi nasabah bank tertentu, akan kesulitan bila harus pindah ke bank lain. Nasabah tersebut harus berurusan dengan masalah-masalah administrasi, yaitu pendaftaran. Masalah lain adalah perbedaan layanan yang disediakan oleh bank yang baru. Apabila bank yang lama sudah dapat member layanan yang memuaskan, maka tidak ada alasan bagi nasabah tersebut untuk pindah ke bank lain. Berbagai pengorbanan yang dikeluarkan atau dilakukan oleh nasabah untuk berpindah ke bank lain disebut dengan switching cost.
Switching cost juga dapat terjadi pada pemasok. Apabila pemasok memutuskan untuk menghentikan layanan kepada pelanggan dan mencari pelanggan lain, akan menyebabkan pemasok tersebut mengeluarkan biaya tambahan atau perlakuan khusus.
Sistem informasi juga harus dapat mempercepat proses di dalam perusahaan, meningkatkan akurasi informasi, dan memudahkan karyawan mengerjakan pekerjaan.

Refferensi

• Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon. Sistem Informasi Manajemen, Buku 1 (edisi 10). Jakarta: Salemba Empat.
• Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Percetakan Andi, Yogyakarta
• Transaction Processing System.  https://en.wikipedia.org/wiki/Transaction_processing_system#History.